Monimuotoiset perheet -verkoston tietosuojaseloste.
Laatimispäivä: 22.1.2024. Päivitetty 17.4.2024.
Monimuotoiset perheet -verkosto
Sateenkaariperheet ry / Y-tunnus: 2278089-6
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Monimuotoiset perheet –verkosto
toimisto@monimuotoisetperheet.fi
Haapaniemenkatu 7-9 C, 00530 Helsinki
www.monimuotoisetperheet.fi
Verkoston hallinnoija: Sateenkaariperheet ry
www.sateenkaariperheet.fi
Emma Kolu, johtava asiantuntija
emma.kolu@monimuotoisetperheet.fi / toimisto@monimuotoisetperheet.fi
0503024948
2. Rekisteröidyt
Monimuotoiset perheet –verkoston viestintä- ja vaikuttamistyön rekisteri:
- Verkoston sähköpostiviestinnän tilaajat
- Verkoston sähköpostiviestinnän piirissä olevat jäsenjärjestöjen edustajat (työntekijät ja/tai luottamushenkilöt)
- Verkoston sähköpostitse tehtävän vaikuttamisviestinnän piirissä ammatti- tai luottamushenkilöasemansa vuoksi olevat henkilöt
- Avoimuusrekisterin vaatimat tiedot henkilöistä, joihin vaikuttamistyössä on oltu yhteydessä
- Muut verkoston tapahtumiin, viestinnän, koulutus- tai vaikuttamistyön piiriin ilmoittautuneet henkilöt
Joidenkin verkoston tapahtumien tai muun toiminnan toteuttamiseen sovelletaan Sateenkaariperheet ry:n tietosuojaselostetta. Sovellettava tietosuojaseloste mainitaan yhteystietojen keräyksen yhteydessä.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Tietoja kerätään ja käsitellään Monimuotoiset perheet –verkoston sähköpostiviestinnän lähettämiseksi sen tilanneille, jäsenjärjestöjen ilmoittamille edustajille sekä ammatti- tai luottamushenkilöasemansa vuoksi verkoston vaikuttamistyön kohteena oleville henkilöille. Verkosto käsittelee myös sen tapahtumiin, viestintään, koulutus- tai vaikuttamistyön piiriin ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja, jotka he itse ovat jättäneet, toteuttaakseen kyseisen tapahtuman, viestinnän, koulutus- tai vaikuttamistyön.
Rekisterissä käsitellään myös avoimuusrekisterin vaatimat tiedot henkilöistä, joihin vaikuttamistyössä on oltu yhteydessä.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään nimiä, sähköpostiosoitteita sekä tietoa henkilön kiinnostuksenkohteesta tai kohderyhmästä verkoston viestintään nähden (esim. koulu, varhaiskasvatus, työelämä, hyvinvointialueen edustaja, poliittinen päättäjä/vaikuttaja).
Tapahtumien tai muun kuin sähköpostitse tapahtuvan viestinnän, koulutus- ja vaikuttamistyön osalta voidaan käsitellä väliaikaisesti myös muita henkilön itsensä antamia henkilötietoja: titteli/tehtävänimike, työpaikka/taustataho, työpaikkasektori, asema, postiosoite (tilatun materiaalin lähettämistä varten), puhelinnumero sekä ruokavalio- ja muut erityistiedot tapahtuman mahdollisia tarjoiluja ja toteuttamista varten (esim. tieto avustustarpeesta). Henkilön itsensä antamana voidaan käsitellä päättäjien osalta myös julkisia tietoja henkilön edustamasta poliittisesta puolueesta ja/tai vaalialueesta (kunta/hyvinvointialue/vaalipiiri).
Avoimuusrekisterin osalta kerätään nimi, sähköpostiosoite, asema/titteli, taustataho sekä yhteydenpitotiedot rekisterin vaatimalla tavalla.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään ensisijaisesti verkkolomakkeilla Microsoft Office- tai SurveyPal -järjestelmillä, tai emaileri-verkkolomakkeella monimuotoisetperheet.fi -sivustolla. Väliaikaisesti (max. 2 kk ajan) ennen siirtoa sähköiseen tallennukseen tietoja voidaan kerätä paperilla.
Jäsenjärjestöjen edustajien tiedot saadaan jäsenjärjestöiltä. Ammatti- tai luottamushenkilöasemansa vuoksi verkoston vaikuttamistyön kohteena olevien henkilöiden tiedot voidaan lisäksi hankkia heidän omilta, taustatahonsa (esim. poliittinen puolue) tai työnantajansa julkisilta verkkosivuilta.
Muita henkilötietoja voidaan viedä rekisteriin myös henkilön antaman suostumuksen perusteella. Suostumusta voidaan kysyä esimerkiksi tapahtumien ilmoittautumislomakkeilla.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja hallinnoidaan emaileri-sähköpostijärjestelmässä sekä Sateenkaariperheet ry:n Microsoft Office 365 -järjestelmässä, jotka osaltaan huolehtivat tietojen suojaamisesta ja tietoturvasta.
Väliaikaisesti (max. 2 kk ajan) tietoja voidaan säilyttää myös SurveyPal-järjestelmässä tai paperilla ennen siirtoa pitkäaikaisiin säilytysjärjestelmiin emaileri tai Office 365.
Henkilötietoja käsittelevät vain Monimuotoiset perheet –verkoston työntekijät. Tietoihin pääsyyn vaaditaan työntekijöille työsuhteensa ajaksi määritetty henkilökohtainen tunnus ja salasana. Pääsy Office 365 -järjestelmän tietoihin on myös muilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä, joille se työtehtävänsä (esim. Järjestelmähallinta) vuoksi on välttämätön.
Mikäli tietoja väliaikaisesti ennen siirtoa sähköiseen järjestelmään kerätään paperilla, se pidetään Monimuotoiset perheet –verkoston työntekijän tai hänen määräämänsä muun verkoston edustajan hallinnassa siirtojen tekemiseen asti. Välittömästi siirron tekemisen jälkeen paperiset tiedot hävitetään tietoturvallisesti.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta. Tietoja siirretään vain kohdassa 6. mainitulla tavalla väliaikaisen keräämisen vuoksi pitkäaikaiseen järjestelmään.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä, poikkeuksena Microsoftin palvelut, jotka toteutetaan pääsääntöisesti EU-alueen sisällä, mutta tietoja voidaan siirtää säilytykseen myös EU:n ulkopuolelle Microsoftin linjausten mukaisesti, EUn tietosuojaa noudattaen.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä siihen asti, kunnes sähköpostiviestinnän vastaanottaja peruu viestien vastaanottamisen tai hänen osoitteensa todetaan pysyvästi toimimattomaksi.
Väliaikaisesti toimintaa varten kerätyt tiedot, kuten tapahtumailmoittautumiseen henkilön antamat lisätiedot, poistetaan viimeistään 1 vuoden kuluttua tapahtumasta, viestinnästä tai vaikuttamistoimenpiteestä, jota varten ne on kerätty. Väliaikaisesti paperille ennen sähköiseen järjestelmään siirtoa kerätyt tiedot poistetaan 2 kuukauden sisällä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Monimuotoiset perheet -verkoston käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Monimuotoiset perheet -verkoston oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Monimuotoiset perheet –verkostolle, joka käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee lähettää pyyntönsä osoitteeseen toimisto@monimuotoisetperheet.fi. Pyyntöön vastataan 3 viikon kuluessa, pois lukien loma-ajat. Pyynnön esittäjän tulee tarvittaessa pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä. Monimuotoiset perheet -verkosto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Laatimis- ja päivityspäivämäärä todetaan selosteen alussa.