Blogi: Viisi vinkkiä parempaan lomakkeeseen

20.09.2021 - Uutiset - Anna Moring

Koulut, päiväkodit ja harrastukset kaipaavat joka syksy tietoa lapsista ja heidän perheistään. Tutkimuksia ja selvityksiä tehdään ja kyselylomakkeita muotoillaan. Meille Monimuotoiset perheet -verkostoon saapuu säännöllisen epäsäännöllisesti kyselyjä siitä, miten tehdä kaikki perhemuodot huomioon ottava lomake. Parhaamme mukaan konsultoimme, mutta kysymysehdotuksia muotoillessamme olemme huomanneet, että lomake on yllättävän monimutkainen asia.

Näihin kokemuksiin perustuen olen koonnut keskeiset vinkit, joiden avulla voit suunnitella lomakkeen, joka sopii mahdollisimman monelle erilaisessa perhe- ja elämäntilanteessa elävälle. Erilaisten elämäntilanteiden huomioiminen on tärkeää sekä oikean tiedon saamisen kannalta että siksi, että erilaisia perheitä ulossulkeva lomake karkottaa käyttäjiä.

Huonon lomakkeen saattavat jättää täyttämättä ne, jotka eivät tiedä, mitä vastaisivat, tai ne, joille yhdenvertaisuus ja kaikkien huomioon ottaminen ovat periaatteellisesti tärkeitä asioita. Nykypäivänä esimerkiksi lomake, jossa sukupuolivaihtoehdot on rajattu kahtiajakoon mies/nainen, voidaan tulkita jopa poliittiseksi kannanotoksi yhdenvertaisuutta vastaan.

Usein sanotaan, että yhdenvertaisuus on sitä, että ihmisiä kohdellaan samalla tavalla henkilökohtaisiin ominaisuuksiin tai perhesuhteisiin katsomatta. Hyvän lomakkeen suunnittelussa avainasemassa on kuitenkin se, että jokainen pystyy täyttämään lomakkeen juuri omilla henkilökohtaisilla ominaisuuksillaan tai perhesuhteillaan. Lisäksi hyvä lomake kysyy olennaiset tiedot, mutta ei sisällä ylimääräisiä rönsyjä.

Siksi kaikkein tärkeintä on, että lomakkeen tekijällä on tiedossa se, mitä hän haluaa lomakkeella tietää. On lähdettävä siitä, että kaikille lomakkeen tarkoituksen kannalta olennaisille asioille on tilaa. Lisäksi on tärkeää, että taustakysymyksissä huomioidaan ihmisten erilaiset tilanteet laajasti. Samalla lomake ei saisi kuitenkaan olla liian vaikeasti hahmottuva tai monitulkintainen.

Tässä viisi konkreettista vinkkiä parempiin lomakkeisiin:

1) Kysy vain tietoja, jotka sinun on olennaista saada tietää

Jos tarvitset tietoa lapsen oikeudellisista vanhemmista, kysy vanhempien henkilöllisyys. Jos kuitenkin tarvitset tietoa siitä, ketkä ovat lapsen arjessa tärkeät aikuiset, kysy ennemmin sitä. Tai jos tarvitset harrastuksen laskutusosoitteen, kysy, mihin lasku lähetetään. Kun pidät lomakkeen fokuksessa alusta asti sen, mitä tahdot tietää ja miksi, et tule keränneeksi turhaan ihmisten yksityisiä tietoja ilman selvää käyttötarkoitusta.

2) Älä kysy epäolennaisia tietoja tai tee turhia oletuksia

Kaikki huoltajat eivät välttämättä ole lapsen vanhempia eivätkä kaikki vanhemmat huoltajia. Kaikilla lapsilla ei välttämättä ole vanhempina äitiä ja isää, eikä ensisijaisena vanhempana äitiä. Joillakin lapsilla on kolme tai neljä sellaista aikuista, joiden tulisi saada tietää lapsen asioista, silloin kaksi riviä yhteystiedoille ei riitä. Lomakkeen tulisi kysyä olennaisia tietoja, mutta jättää muut oletukset tekemättä. Hyviä käsitteitä ovat esimerkiksi ”vanhempi”, ”huoltaja” tai ”samassa kotitaloudessa asuvat”.

3) Käytä oikeita ajantasaisia sanoja, jotka eivät syrji tai loukkaa

Erilaisia tilanteita koskeva sanasto elää jatkuvasti. Lomakkeen tekijän on hyvä tarkistaa ajantasainen sanasto esimerkiksi kulloistakin kohderyhmää edustavalta järjestöltä tai muilta toimijoilta. Vanhentuneen tai väärän sanaston käyttäminen voi olla loukkaavaa tai hankaloittaa lomakkeen täyttämistä.

4) Jos teet listoja, tee niistä kattavia

On hyvin turhauttavaa täyttää lomaketta, jossa kysytään vaikkapa perhemuotoa, sukupuolta tai äidinkieltä ja olla löytämättä omaansa luettelosta. Koita siis tehdä listoista tarpeeksi laajoja. Toisaalta myös loputtomat listat uuvuttavat vastaajia. Tämä on tasapainoilua, eikä aina helppoa. Siksi katso kohta 5.

5) Testaa lomakkeesi monenlaisilla käyttäjillä ennen sen käyttöönottoa

Muista kuunnella saamaasi palautetta. Kun riittävän monissa erilaisissa tilanteissa elävät ihmiset ovat saaneet kertoa, mikä lomakkeessasi on pielessä, pääset kohti erinomaisuutta. Täydellisen kaikenkattavaa ja samalla selkeää lomaketta ei varmasti ole mahdollista tehdä, mutta kuuntelemalla huolella erilaisten ihmisten kommentteja voit löytää niitä kohtia, jotka tuottavat ihmisille hankaluuksia. Kun pyydät palautetta, kuuntele sitä herkällä korvalla äläkä puolustele tekemiäsi ratkaisuja, vaikka niiden takana olisi perusteltukin ajatus. Lopulta päätät itse lomakkeesi sisällöstä, mutta jokainen saamasi palaute on harkitsemisen arvoista tietoa.

Anna Moring
kirjoittaja toimii johtavana asiantuntijana Monimuotoiset perheet -verkostossa